Blog: Reizen met het openbaar vervoer als zzp’er, zo verreken je de btw

Als ondernemer mag je de btw over zakelijke uitgaven aftrekken als voorbelasting in je btw-aangifte. Bijvoorbeeld over inkopen of investeringen voor je onderneming. Maar wist je dat je ook de btw op zakelijke ov-ritten mag terugvragen? Uit onderzoek van Knab blijkt dat een op de drie zzp’ers dit niet doet. Zonde, want daarmee laten zij volgens de bank gemiddeld ongeveer 260 euro per jaar liggen. Wij zetten de regels op een rijtje. In dit artikel lees je:

• Wanneer zijn ov-reiskosten zakelijk?
• Hoe trek je btw af als voorbelasting?
• Hoe toon je zakelijke reiskosten aan?

Wanneer zijn ov-reiskosten zakelijk?

Als je uitgaven doet voor jouw onderneming, dan mag je de btw verrekenen in je btw-aangifte en de kosten aftrekken van je winst bij je aangifte inkomstenbelasting. Maar wanneer wordt een rit met het openbaar vervoer beschouwd als zakelijke reis? Woon-werkverkeer, dus het heen en weer reizen van jouw woonplaats naar een vaste werkplaats, valt voor de Belastingdienst onder privékosten. Deze kosten mag je dus niet aftrekken van je winst en ook de btw van deze ritten kun je niet terugvragen. Maar reis je als ondernemer naar het adres van een klant? Of maak je een andere reis om jouw werk als zzp’er te kunnen uitvoeren? Dan worden deze ritten beschouwd als zakelijke reizen en mag je de kosten dus wel opvoeren.

Hoe trek je btw af als voorbelasting?

Als ondernemer betaal je in de meeste gevallen btw over de omzet van jouw onderneming. Deze btw bereken je in de prijzen voor de diensten of producten die jij aanbiedt. De meeste ondernemers doen ieder kwartaal btw-aangifte. In deze aangifte geef je aan hoeveel btw jij hebt berekend aan jouw klanten. Hiervan mag je als voorbelasting de btw aftrekken die jij in dezelfde periode zelf hebt betaald voor zakelijke uitgaven, dus ook voor zakelijke ritten met het openbaar vervoer.

Uit onderzoek van Knab blijkt dat ruim een kwart van de zzp’ers die zakelijk reizen met het openbaar vervoer, niet weet dat zij de btw van deze ritten kunnen verrekenen. Een rit met het openbaar vervoer valt onder het btw-tarief van 9 procent. Reis je bijvoorbeeld drie dagen in de week van jouw woonadres in Amsterdam naar een klant in Rotterdam? Dan betaal je voor een retourtje met de trein ruim 35 euro per rit. Maandelijks kun je dan zo’n 40 euro btw terugvragen. Daarnaast mag je de kosten van een zakelijke ov-reis (exclusief btw) bij je aangifte inkomstenbelasting aftrekken van je belastbare winst.

Hoe toon je de kosten aan?

De Belastingdienst moet kunnen controleren of jouw aangiftes kloppen. Daarom ben je als ondernemer verplicht om een btw-administratie bij te houden. Reis je zakelijk met het openbaar vervoer? Dan kun je op de website van OV-chipkaart een declaratieoverzicht maken van jouw reiskosten. Je kunt zelf aangeven welke reizen zakelijk waren. De site raadt aan om ná 1 maart een overzicht te maken van het jaar ervoor, omdat vervoerders de transacties soms later opsturen. Voor de btw-administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar.

————————————————————————————————————————————————————-

NOAB KEURMERK